Préparer son voyage : textes, voyagistes, subventions…

Un voyage implique au minimum une nuitée (maximum 10 demi-journées sur temps scolaire).  Il s’inscrit dans le cadre d’un projet pédagogique précis.  Il peut se dérouler sur temps scolaire et sur temps de congé avec un maximum de huit jours pris sur le temps scolaire.

Le  voyage  est  autorisé  par  le  proviseur/ principal / directeur  mais  son  volet  financier  doit  être  soumis  au  vote  du  C.A.  dont  la délibération  ne  devient  exécutoire  que  15  jours  après  le  retour  du  dernier  accusé  réception  des  autorités  de contrôle soit environ 3 semaines après le vote, ce délai est de 30 jours pour le budget. Cette délibération en devenant  exécutoire  s’impose  à  tous,  y  compris  à  l’agent  comptable  qui  ne  peut  percevoir  des montants différents, sauf si la délibération le prévoit.

 

Les textes de lois dans le second degré :

Le site Eduscol propose un dossier très complet avec tous les textes de lois qui régissent l’organisation d’un voyage scolaire : Organiser une sortie et voyage scolaire dans le second degré

 

Avant de se lancer :

Avant de se lancer dans un projet, quelques questions à (se) poser pour connaître la « politique d’établissement » concernant les voyages scolaires :

→ Quel est le regard du chef d’établissement sur l’organisation de voyages scolaires ?

→ Quel est le regard du gestionnaire sur l’organisation de voyages scolaires ?

→ Quel est le regard de l’équipe pédagogique sur l’organisation de voyages scolaires ?

→ Quelle est la charte des voyages votée par le CA ?

→ Quel est le calendrier ? (Date limite pour déposer le projet, une période est-elle imposée, Y-a-t’il un « roulement » (prévu )…? Peut-on préparer une année à l’avance ?)

→ Une « limite de prix » est-elle imposée ?

→ Comment est financé le voyage des adultes ?

→ Impose-t-on d’emmener tous les élèves d’une classe / d’un niveau ?

→ Le gestionnaire propose-t-il des facilités de paiement ?

→ L’établissement impose-t-il de choisir un projet sur catalogue de voyagiste ou conseille-t-il de tout organiser ?

→ Le gestionnaire recueille-t-il les devis ou en fait-il lui-même la demande ?

 

Demander des devis : les voyagistes spécialisés

Le code des marchés publics impose depuis quelque temps déjà  la mise en concurrence des prestataires. On doit normalement pouvoir présenter trois devis pour le même voyage et justifier le choix final du prestataire.

 

Une liste très complète :

http://loffice.org/fr/qui-sommes-nous  (L’Office national de garantie des séjours et stages linguistiques est une association regroupant une quarantaine d’organismes proposant des séjours linguistiques et engagés dans une démarche qualité rigoureuse.)

 

Quelques voyagistes reconnus :

• Arista : http://www.aristavoyages.fr/
• Athéna :  http://www.athenavoyages.com/
• Cahiers de voyages Euromoselle : http://www.cahier-de-voyages.com/
• CLC : https://www.clc.fr/
• Espace Europ : http://www.espace-europ.com/
• Eurovoyages : http://www.eurovoyages.fr/
• Océanides : https://www.oceanides.fr/
• Thalassa : https://www.associationthalassa.fr/
• VEFE : http://www.vefe-voyages.com/
• Vivalangues : http://www.vivalangues.fr/#accueil

 

Ne pas hésiter à faire  appel aux voyagistes locaux

 

Déposer une fiche “projet de voyage”

Le professeur organisateur renseigne la « Demande d’organisation de voyage scolaire », en concertation avec les collègues des différentes disciplines qui s’associent au projet.

Il la remet ensuite au secrétariat de direction qui transmet le formulaire après accord du Proviseur au Gestionnaire, pour présentation au CA. Il n’existe pas de grille officielle pour présenter le projet pédagogique. Chacun est libre de sa forme comme de son contenu. Il faut toutefois être attentif à ce qu’il réponde au mieux aux attentes de ses différents destinataires, et sache les convaincre de l’intérêt du voyage pour les élèves.

→ Une fiche très précise pour aider à la rédaction d’une fiche de projet pédagogique de voyage : http://keezam.fr/Fiches-Enseignants/preparer-projet-peda-voyage-classe.pdf

 

Quelques documents à exiger  lors de l’inscription au voyage

• une carte d’identité en cours de validité (ou un passeport) pour les élèves relevant de l’UE
• la carte européenne d’assurance maladie nominative (demande à faire en ligne : http://www.ameli.fr/assures/votre-caisse-cotes-d-armor/nos-services/la-carte-europeenne-d-assurance-maladie-en-ligne_cotes-d-armor.php )
• un certificat d’assurance (responsabilité civile + dommages corporels) 
• une feuille à remplir (avec autorisation parentale et fiche de santé)
• un exemple de fiche d’inscription au voyage proposé sur EDUSCOL :  http://cache.media.education.gouv.fr/file/29/70/4/Formulaire-type_261704.pdf
• un exemple de fiche de santé :  http://keezam.fr/Fiches-Enseignants/Fiche-sanitaire-voyage-scolaire.pdf
• une autorisation de prise de vues
• le règlement du voyage

 

Quelques sources possibles de financement

Même si un voyage scolaire n’a jamais de caractère obligatoire, il doit être accessible à tous les élèves de la classe ou du groupe concerné, quelle que soit la situation financière des familles. L’article L 551-1 du Code de l’Education précise que « les établissements scolaires veillent, dans l’organisation des activités à caractère facultatif, à ce que les ressources des familles ne constituent pas un facteur discriminant entre les élèves ». Ce principe a été récemment rappelé par la circulaire N°2011-117 du 3 août 2011 relative aux sorties et voyages scolaires.

Que le projet concerne une classe découverte, un séjour linguistique ou thématique, un voyage européen, ou autre, l’objectif doit être de modérer les dépenses, et de trouver des sources de financement qui permettent d’alléger la contribution demandée aux parents

 

1 – l’établissement :  Les établissements scolaires peuvent, s’ils le souhaitent, participer directement au financement d’un voyage de classe de plusieurs façons : dans le second degré, chaque établissement est libre de prendre en charge la totalité ou une partie des dépenses liées à un voyage scolaire. Il le fait sur son propre budget (fonds de réserve), après accord du Conseil d’Administration.

 

2 – Les associations parascolaires : Les associations parascolaires du type loi 1901, le foyer socio-éducatif (FSE) ou le Foyer Lycéen peuvent aussi participer au montage financier. Les contributions sont alors être votées par l’Assemblée Générale des adhérents, puis versées à l’établissement sous forme de dons préalablement approuvés par le CA de l’EPLE (Etablissement Public Local d’Enseignement).

 

3 – Les ressources institutionnelles et les subventions : Elles proviennent de fonds gérés directement ou indirectement par l’Etat ou les collectivités territoriales. On y trouve notamment :

•         Les subventions de l’Etat ou de fonds européens.
•         Les subventions spécifiques du Ministère de l’Education Nationale (dans le cadre d’appariement ou d’un projet d’établissement).
•         Les subventions d’autres ministères : Jeunesse et sport, affaires Européennes, Ecologie, Commerce, Recherche,…
•         Les subventions des collectivités territoriales : commune, département et région.

 

4 – Les autres ressources : Voici quelques idées pour trouver ressources, selon les besoins, l’âge des élèves et le courage des parents :

1 – Subventions provenant d’entreprises privées : elles sont autorisées, à la condition de n’être pas assorties d’une contrepartie sous forme d’obligation publicitaire.

2 – Subventions provenant d’associations à vocation sociale extérieures à l’établissement : Amicale linguistique ou régionale, Rotary Club local,…

3 – Vente de gâteaux, sachets de bonbons, crêpes,… à la sortie de l’établissement, mais aussi à l’occasion d’un événement sportif ou culturel local, du marché de Noël, d’un vide grenier, d’une brocante,…

4 – Organisation d’un vide grenier, ou participation à un vide grenier en expliquant sur le stand le projet de voyage. Les acheteurs négocient alors moins les prix !

5 – Vente de petits objets (porte-clefs, stylos fantaisie, magnets,…), de cartes de vœux ou de calendriers. Plusieurs sociétés proposent des « packs » tout prêts, composés d’objets faciles à vendre en porte-à-porte.

Ex. : Initiatives :  http://www.initiatives.fr/

La Souris verte :  https://www.lasouris-verte.fr/

6 – Organisation d’une tombola ou d’une soirée loto, en prévoyant quelques lots attractifs.

7 – Soirée spectacle, avec entrée payante et restauration rapide sur place : théâtre, musique,… Si vos élèves ou leurs proches ont des talents artistiques, profitez-en !

8 – Ventes saisonnière : en hiver, à Pâques : chocolat / en saison, de bulbes ou graines pour les jardiniers. Vente de muguet le 1er mai.

9 – Soirée ou repas sur le thème, par exemple de la région ou du pays de destination.

10 – Installation d’un stand « papier cadeau » dans un grand magasin avant les fêtes, ou de stands « vestiaires » ou « garde d’objets » à l’occasion d’évènements locaux : salons, foires,…

 

Quelques conseils pour faire des économies :

•  s’allier à  un autre établissement pour “remplir le bus” (l’occasion de ne pas être seul à organiser un voyage et de travailler avec un collègue de Lettres Classiques)
•  les visites guidées des sites ne sont pas obligatoires. Il suffit de présenter une liste complète des élèves (avec les dates de naissance + accompagnateurs) à  l’entête de l’établissement et signée du principal/ proviseur et les sites nationaux en Italie sont gratuits pour les élèves de la CE. Attention, ce n’est pas le cas pour les musées du Vatican  par exemple
•  organiser des échanges avec des classes de latinistes à  l’étranger (monter un projet Comenius, par exemple : http://www.europe-education-formation.fr/comenius.php)
•  préférer le bateau à  l”avion : économie des taxes d’aéroport s’élevant parfois à  plus de 100 euros par élève
•  organiser de préférence les voyages en janvier-février, période creuse pour les voyagistes
•  choisir les auberges de jeunesse comme mode d’hébergement plutôt que les hôtels ; vérifiez bien que le pays visité dispose bien des infrastructures suffisantes et réservez longtemps à  l’avance